Kommunikatinstraining: Persönliche Gespräche
Eine neue Herausforderung liegt vor Ihnen: Sie haben den Sprung in eine Führungsaufgabe geschafft. Sie haben Ihr Können auf Ihrem Fachgebiet bewiesen. Doch jetzt warten neue Herausforderungen auf Sie. Von Ihnen wird in Zukunft erwartet, dass Sie für Ziele in Ihrem Teamsorgen, dass Sie und Ihr Team Ergebnisse liefern, dass Sie Mitarbeiter fördern und kontrollieren, dass Sie Entscheidungen treffen und Verantwortung dafür übernehmen, Sie müssen auch für eine gute und effiziente Organisation in Ihrem Team sorgen, . Und wie machen Sie das alles? Viele Führungskräfte haben besonders zu Beginn Ihrer neuen Aufgabe noch nichts über Führung gelernt und lernen Führung durch learning by doing". Dabei ist gerade der Start mit einem neuen Team oft entscheidend für den Erfolg Ihrer Führungsaufgabe.
Die neue Situation bedeutet für Sie und Ihre Mitarbeiter Veränderungen, auch wenn Sie eigentlich nichts verändern wollen, es wird sich etwas ändern: Kollegen werden zu Mitarbeitern, neue Ansprechpartner kommen hinzu, ehemalige Ansprechpartner haben plötzlich keinen direkten Bezug mehr zu Ihnen, es entstehen neue Beziehungsstrukturen.
Was ist jetzt also wichtig?
Als erstes ist es wichtig, dass Sie Ihren Führungsauftrag kennen lernen. Suchen Sie das Gespräch zu Ihrem neuen direkten Vorgesetzten, falls er das nicht selbst schon getan hat und klären Sie die gegenseitigen Erwartungen.
Mit den Mitarbeitern müssen Sie neben dem Führungsauftrag auch die Beziehungen zueinander klären. Diese Klärung beginnt schon bei der Vorstellungsrunde. Sie müssen sich im Vorfeld überlegen, was ist das Beste für Sie und Ihr Team: Wollen Sie alle zusammen in einem Meeting kennen lernen oder gehen Sie zu jedem Einzelnen hin und stellen sich persönlich vor oder können Sie aufgrund einer dezentrale Struktur nur einen Brief schreiben (Empfehlung: den Brief ein Foto von Ihnen anhängen, so dass die
Mitarbeiter sich im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild von Ihnen machen können) oder ein erstes Telefonat führen. Nutzen Sie die erste Zeit, um Ihre Mitarbeiter kennen zu lernen und geben Sie Ihren Mitarbeitern Zeit, ihren neuen Chef kennen zu lernen. Die Unsicherheit ist auf beiden Seiten groß und
Vertrauen aufbauen braucht Zeit.
Nach der ersten Kennenlernphase, beginnt die Phase in der Sie mehr über das Team und Ihre Führungsaufgabe erfahren. Seien Sie neugierig auf das, was ist und würdigen Sie die bisherigen Leistungen. Sammeln Sie Informationen über die Kultur, die im Team herrscht, lernen Sie die
Rituale Ihrer Mitarbeiter kennen und erfahren Sie, wie das System funktioniert (Aufgabenverteilung, heimliche Spielregeln, Machtverhältnisse, Meinungsführerschaft,
). Ihre primäre Aufgabe ist es jetzt aktiv zuzuhören, Fragen zu stellen, beobachten und miteinander reden.
Gerade in dieser Phase kommen oft Unsicherheiten bei neuen Führungskräften auf:
- Bin ich dem gewachsen?
- Wie führe ich mein Team?
- Wie soll ich auf Konflikte reagieren?
- Was sind meine Aufgaben und was die der Mitarbeiter?
- Wie delegiere ich richtig ohne anzuecken?
- Wie grenze ich mich ab ohne mich auszugrenzen?
- Wie gestalte ich die Führung im Team?
- Wie baue ich ein schwieriges Gespräch auf?
- Wie gehe ich mit Kritik um?
Und noch viel mehr Fragen entstehen. Gleichzeitig kommt der Druck auf, dass Ihr Vorgesetzter von Ihnen Ergebnisse und Erfolge sehen will. Er wird Sie auch genau beobachten, wie Sie mit den
einzelnen Situationen umgehen. In dieser Situation gilt es:
Ruhe bewahren. Das ist leichter gesagt als getan. Deshalb hilft es vielen neuen Führungskräften ein Coach oder Mentor an Ihrer Seite zu wissen, mit dem sie sich neutral und unbefangen austauschen können und der ihnen auch in fachlichen Fragen Unterstützung bieten kann.
Sobald Sie sich einen fundierten Überblick geschaffen haben, können Sie beginnen erste Maßnahmen in Ihrem Team umzusetzen. In dieser Phase ist es wichtig, dass Sie Ihr Team motivieren und überzeugen,
aber auch beginnen zu delegieren und Aufgaben an die Mitarbeiter abzugeben. Feiern Sie mit Ihrem Team erste Erfolge und sollte mal was schief gegangen sein, nutzen Sie und Ihr Team die Möglichkeit aus diesen Fehlern zu lernen.
Ihnen und Ihrem neuen Team wünsche ich viel Erfolg.
Bei der Vorbereitung zu einem Seminar zum Thema Konfliktmanagement bin ich auf einen interessanten Aspekt gestoßen (Konfliktmanagement- Konflikten vorbeugen, sie erkennen und lösen" von Andreas Edmüller und Hein Jiranek, Haufe 2010), der uns allen in der Kommunikation vieles erleichtern würde und den ich heute in meinem Blog vorstellen möchte.
Wie oft sprechen wir auf einer persönlichen Ebene mit unseren Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten? Jetzt denken sie vielleicht: Das geht doch niemanden was an, was ich Privat so mache!!!" Recht haben Sie. Das sollen und dürfen Sie auch frei entscheiden. Die Rede ist aber auch nicht von privaten Gesprächen, sondern von persönlichen Gesprächen. Damit ist gemeint, dass wir uns mit unserem Gesprächspartner auf einer persönlichen Ebene begegnen, indem wir hinhören und nachfragen, was ihn bewegt und was er gerade fühlt. Die Idee ist, dass wir mehr über die persönliche Betroffenheit des anderen erfahren. Was bewegt ihn und was denkt er. Diese Gespräche können über Sachinhalte, die den beruflichen Alltag betreffen (Wie geht es Ihnen mit dem Projekt x?") oder aber auch über interessante Belanglosigkeiten ((Wie fanden sie das neue Buch von Y?") geführt werden.
Diese kleinen persönlichen Gespräche fördern das gemeinsame Miteinander, wir bekommen Anhaltspunkte darüber, wie sich der andere fühlt und was ihn gerade Interessantes bewegt. Wir lernen den anderen besser kennen und bauen gleichzeitig eine tiefere Beziehung zu ihm auf.
Wichtig dabei ist, dass die Parteien ehrlich darauf antworten und nicht das antworten, was sie glauben, dass der andere Gesprächspartner hören möchte. Dazu bedarf es am Anfang etwas Mut. Mut auch mal zu sagen, dass man gerade nicht zufrieden mit dem Verlauf eines Projektes ist oder dass einem selbst das Buch nicht gefällt oder man es gar nicht kennt, weil man lieber Krimis als Liebesromane liest. Hier sollte man dann jedoch ein neues Thema als Gesprächsangebot machen, wie zum Beispiel: Nein, ich lese lieber Krimis, aber neulich habe ich die Verfilmung des Liebesromans von Y gesehen, das war ein toller Film, kennen Sie den?). Diese Offenheit und Ehrlichkeit bedarf allerdings einiges an Übung und damit auch Geduld und Konzentration.
Ein gutes Instrument für eine persönlichere Ebene ist das aktive Zuhören. Beim aktiven Zuhören konzentrieren wir uns auf das Gesagte unseres Gegenübers und zeigen ihm entweder durch Gestik (Zunicken) oder durch verbale Äußerungen (ja", "hm"), das wir ihm folgen. Um sicher u gehen, dass wir ihn richtig verstanden haben, fassen wir das Gesagte in eigenen Worten zusammen. In der dritten Stufe filtern wir die Gefühle, die uns unser Gesprächspartner mitteilte noch einmal heraus und vergewissern uns, dass unsere Interpretation mit der Botschaft des anderen übereinstimmt (Beispiel: Das Projekt x kommt ins stocken, weil Ihnen die Informationen von der Abteilung z fehlen. Das macht Sie wütend?"
Der Vorteil bei der Methode des aktiven Zuhörens ist, dass wir die Möglichkeit haben Missverständnisse gleich auszuräumen oder gar nicht erst aufkommen zu lassen, den bei persönlichen Gesprächen geht es ja gerade darum, dass wir den anderen besser kennen lernen, indem wir seine Stimmungen, Gefühle, Bewertungen, Wünsche und Befürchtungen erfahren möchten.
Die Technik, des aktiven Zuhörens können wir erlernen (entweder in Kommunikations-Seminaren oder im Einzelcoaching), was wir aber als Grundleinstellung für ein persönliches Gespräch mitbringen müssen, ist das echte Interesse an unserem Gegenüber, das können wir nicht erlernen, das liegt in uns selbst.
Ich wünsche allen viele gute, persönliche Gespräche.