1. Klares Rollenverständnis

Damit alle wissen, was von ihnen erwartet wird und was man selbst von anderen erwartet, ist es wichtig, dass im Team und auch in Einzelgesprächen mit Mitarbeitern immer wieder über die eigenen Erwartungen gesprochen wird. Und damit ist nicht nur die Führungskraft selbst gemeint, sondern auch die Mitarbeiter haben die Verantwortung für eine wechselseitige Kommunikation der Erwartungen. Nur so können beide Seiten Grenzen erkennen und einhalten. Nur wenn die Führungskraft hier Klarheit hat, können diese auch erkennen, ob die Mitarbeiter sich noch im abgesteckten Rahmen bewegen oder nicht. Und die Mitarbeiter können ihr eigenes Verhalten selbst beurteilen, sofern die Grenzen klar kommuniziert wurden. Nur wenn beide Seiten das gleiche Verständnis der Grenze haben, kann die Führungskraft die Grenze auch bewachen und der Mitarbeiter sie einhalten. Ein Beispiel: Eine Führungskraft sagt ihren Mitarbeitern, dass Sie möchte, dass die Mitarbeiter Ideen einbringen und eigenständig arbeiten. Doch gehört zur Eigenständigkeit auch dazu, dass Sie ohne Rücksprache Ihre Ideen umsetzten dürfen oder bis zu einem bestimmten Kostenbudget die Umsetzung selbst entscheiden dürfen? Wo genau ist die Grenze und woran können beide objektiv erkennen, dass es eine Grenze gibt. Viele Führungskräfte neigen dazu sehr allgemein zu definieren, was Sie erwarten und wundern sich dann, wenn engagierte Mitarbeiter zu sehr nach vorne gehen oder sicherheitsorientierte Mitarbeiter sich lieber zurückhalten bevor sie etwas falsch machen. Alle Situationen kann man nicht im Vorfeld klar definieren, deshalb ist es wichtig, gerade, wenn eine Grenze neu gesetzt wurde, dass immer wieder darüber geredet wird, was ist noch innerhalb des gesetzten Rahmens möglich und was nicht mehr. So bekommen beide, Führungskraft und Mitarbeiter ein gutes Gespür, was gemeint ist.

2. Die eigene innere Haltung überprüfen

Was macht es mit mir als Führungskraft, wenn eine Grenze überschritten wird? Viele unterschiedliche Gedanken können aufkommen: Entweder ist es der Mitarbeiter, der es nicht verstanden hat und mal wieder nicht richtig zugehört hat oder aber ich denke, ich bin einfach als Führungskraft nicht akzeptiert und mit meinem Vorgänger kann ich sowieso nicht Schritt halten oder die Mitarbeiter wollen sich rächen oder die Mitarbeiter wollen sich vor einer Gefahr schützen, die mit der Grenze verbunden wird oder sie waren mutig und haben es auf einem anderen Weg versucht. Keiner der Gedanken ist gut oder böse, richtig oder falsch. Aber jeder Gedanke wird ein anders Verhalten bei der Führungskraft auslösen. Wie es wirklich war und was der Mitarbeiter beabsichtigte, das kann nur der Mitarbeiter mitteilen. Deshalb fragen sie ihn, was er mit seinem Verhalten beabsichtigt hat und was sein Ziel war. Das macht vieles erklärbarer und sie verstehen ihren Mitarbeiter und sein Verhalten besser. Gleichzeitig können sie durch diese Gespräche erkennen, wo der Mitarbeite mehr Unterstützung braucht oder aber auch mehr Freiraum. Das heißt nicht, dass sie mit jedem Verhalten einverstanden sind. Doch das Verständnis ist eine gute Grundvoraussetzung für eine Lösungsfindung, wie in Zukunft mit der Grenze umgegangen werden kann.

3.Raus aus der Opferhaltung

Immer wieder erlebe ich, dass es Führungskräften unangenehm ist eine Grenze zu setzen. Sie entschuldigen sich schon fast, dass sie eine Grenze verteidigen müssen, da es heute viel populärer ist, Freiheiten zu erlauben, gemeinsame Entscheidungen zu treffen und gemeinsam alles auszudiskutieren.

Doch erstens ist es manchmal notwendig klare Grenzen zu ziehen. Wenn eine Mutter ein Kind ohne vorher sich umzuschauen auf die Straße rennen sieht, dann muss sie beherzt eingreifen und verhindern, dass das Kind über den Straßenrand hinaus springt. Hier sind wir uns alle schnell einig, denn die Gesundheit des Kindes steht auf dem Spiel. Doch es gibt im beruflichen Alltag viele Grenzen, die nicht lebensbedrohend für die Mitarbeiter und das Unternehmen sind, aber dennoch eingehalten werden müssen. Hierfür ist das oben erwähnte Rollenverständnis und die Klarheit der Führungskraft wichtig.

Zweitens brauche ich nicht zwingend besonders autoritär oder gar streng mit einem Mitarbeiter sein, um eine Grenze zu bewahren. Ich kann das als Führungskraft auch durch klare Erwartungsformulierungen tun oder auch indem ich überzeugend argumentiere oder aber auch gemeinsam die Grenzen mit dem Mitarbeiter ausarbeite.

4. Akzeptanz für Verhaltensregeln und Rahmenbedingungen

Gerade wenn sich Teammitglieder untereinander nicht einigen können, ist es hilfreich und deeskalierend, wenn sie sich an ihre Führungskraft wenden und diese Bitten die Unklarheiten oder den Konflikt zu lösen. Dazu braucht die Führungskraft aber die Akzeptanz, dass sie als Entscheidungsinstanz akzeptiert wird und innerhalb der vom Team und Unternehmen vereinbarten Verhaltensregeln und Rahmenbedingungen entscheiden kann und auch die Grenzen festlegen kann.

Hinzu kommt, dass die Führungskraft schneller in ihren Entscheidungen akzeptiert wird, wenn sie auf zuvor festgelegte Grenzen und Regeln hinweisen kann. Dann baucht niemand erst nochmal diese auszuformulieren. Eine nachträgliche Vereinbarung wird auch oft von der vermeintlich benachteiligten Partei als ungerecht empfunden. Und das auch zurecht.

5. Jeder hat Grenzen: Akzeptanz im Team

Wenn alle im Team verstanden haben, dass jeder Grenzen hat, dann ist das gemeinsame Miteinander einfacher und leichter: Wenn diese Grenzen dann auch an die Kollegen kommuniziert werden, so dass jeder eine Chance hat, sich daran zu halten, dann ist viel für ein gutes Miteinander getan. Denn Grenzen bedeuten auch Klarheit und Orientierung sowohl bei den Mitarbeitern auch als bei der Führungskraft. Voraussetzung: Jeder - auch die Führungskraft - hält sich daran.

6. Konsequenz und Geradlinigkeit im Tun und Sagen

Für viele Mitarbeiter ist es überhaupt kein Problem, wenn die Führungskraft Grenzen setzt. Sie erwarten dies sogar. Und sie erwarten auch, dass die Führungskraft dafür sorgt, dass diese Grenzen eingehalten werden. Stellen sie sich mal vor ein Mitarbeiter hält sich dauerhaft nicht an die Kernarbeitszeiten. Das führt dazu, dass Mitarbeiter es als unfair betrachten, wenn sich alle bis auf eine Ausnahme an die Zeiten halten müssen. Oft sind es die Zeiten nicht an sich, die in Frage gestellt werden, sondern die Sonderregelungen, die als unfair angesehen werden. Werden die Ausnahmen zu viele oder personenspezifisch gegeben, dann wollen andere auch die Grenzen nicht mehr einhalten. Dann wird es als Führungskraft sehr schwer wieder von allen die Grenzen einzufordern. Hier müssen oft neue Grenzen festgelegt werden, damit diese akzeptiert werden.

7. Direktes und sofortiges Feedback

Wenn eine Grenze überschritten wird und die Führungskraft bekommt es mit, dann ist es wichtig, dass der Mitarbeiter zeitnah ein wertschätzendes und klares Feedback erhält. Dabei ist zu beachten, dass das Verhalten beschrieben wird, frei von Beurteilungen und Interpretationen. Dem Mitarbeiter muss klar werden, welche Konsequenzen die Grenzüberschreitung hat. Danach gilt es eine klare Erwartungsformulierung zu finden und diese Erwartungen nochmals zu begründen. Achtung, hier mehr sagen als fragen, auch wenn ich sonst immer ein Fan von Fragen bin. Aber dies ist ein Feedbackgespräch und keine Quizshow: Finde den Fehler und dann die Lösung. Geben sie es vor, die Grenzen sind ja vorher besprochen worden.

Fazit:

Es ist eine von vielen Aufgaben einer Führungskraft auch Grenzen zu bewahren, um im Team und auch im Unternehmen Strukturen und Rahmenbedingungen aufrecht zu erhalten und das miteinander zu pflegen. Grenzen zu bewachen muss nicht bedeuten, dass die Führungskraft nun einen autoritären Führungsstil an den Tag legen muss. Grenzen zu bewahren kann auch kooperativ und/oder im Austausch mit dem Mitarbeiter erfolgen. Doch wenn ich als Führungskraft eine Grenzen eingehalten wissen möchte, dann ist es ein entscheidender Faktor, dass ich dafür sorge, dass sie konsequent und glaubwürdig vertreten wird und zwar für alle Mitarbeiter – die Führungskraft mit eingeschlossen.